Documenti Socio
La gestione dei soci include la possibilità di allegare documenti associati ai vostri membri. Su questi documenti è possibile eseguire azioni automatiche e ricevere notifiche alla data di scadenza.
È possibile accedere ai documenti dei soci da due percorsi. Per una visione globale Vai su Associazioni -> Soci e clicca sul pulsante “Documenti Soci”. In questa sezione, sono visibili tutti i documenti dei soci con la possibilità di filtrarli per stato o tipologia. Per una visione dettagliata del socio accedi alla scheda individuale di un socio e troverai tutti i documenti a lui associati.
Per aggiungere un nuovo documento clicca sul pulsante “Aggiungi documento”
Le informazioni richieste per l’inserimento di un nuovo documento sono:
- Tipo Documento: Identifica la tipologia (es. certificato medico, contratto, ecc.). Tipologie personalizzate possono essere configurate in Impostazioni -> Tipologia Documenti.
- Nome: Nome aggiuntivo o descrittivo del documento.
- Data emissione: Data in cui il documento è stato emesso.
- Data scadenza: Data di scadenza del documento.
- Stato Documento: può assumere i seguenti valori:
- Da Approvare: Documento in attesa di verifica (impostazione predefinita quando un socio carica un documento dalla sua area personale della sezione “Portale Soci”).
- Approvato: Documento verificato e accettato.
- Richiesta Documento: Notifica inviata al socio per ricordargli di caricare il documento (disponibile solo se il socio ha accesso alla sua area personale della sezione “Portale Soci”)).
- Notifica Scadenza: Opzioni disponibili:
- Non Notificare: Nessuna notifica alla scadenza
- Da Notificare solo all’associazione: Notifica inviata solo all’associazione.
- Da Notificare solo al socio: Notifica inviata solo al socio.
- Da Notificare a socio e associazione: Notifica inviata a entrambi.
- Notificato: Stato impostato automaticamente dopo l’invio della notifica.
- Descrizione: Note interne utili per l’associazione.
- Allegati documento: Sezione dedicata al caricamento e alla visualizzazione degli allegati.
Monitoraggio Documenti Scaduti o in Attesa di Approvazione
Per tenere sotto controllo i documenti scaduti o in attesa di approvazione puoi utilizzare i widget dedicati che puoi aggiungere alla dashboard. I widget ti consentono di visualizzare in tempo reale lo stato dei documenti e intervenire rapidamente.