Importazione Soci

Abbiamo introdotto in WindDoc una funzione pratica e veloce per importare i soci e le loro iscrizioni direttamente all’interno della piattaforma. Grazie a questa funzionalità, potrai trasferire in pochi passi i dati dei tuoi soci da un file Excel o CSV, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori manuali.

Preparazione del file di importazione

Per procedere con l’importazione, è necessario disporre di un file Excel o CSV contenente le informazioni dei soci. I dati che possono essere importati includono:

• Nome e Cognome
• Codice Fiscale
• Data e Città di Nascita
• Indirizzo di Residenza (via, città, CAP, provincia, nazione, eventuali dettagli aggiuntivi)
• Contatti (telefono, cellulare, email)
• Dettagli sull’iscrizione (data di accettazione, data di scadenza della quota, importo della quota, numero tessera)

Oltre a questi campi standard, è possibile importare anche eventuali campi personalizzati precedentemente configurati. Per maggiori dettagli su come impostare i campi personalizzati, si consiglia di consultare la guida dedicata.

Il sistema utilizza il Codice Fiscale come riferimento principale per identificare i soci già presenti in archivio. Se un socio è già registrato, i suoi dati verranno aggiornati con le nuove informazioni contenute nel file e, se sono presenti la data di iscrizione e la data di fine iscrizione, il sistema aggiungerà automaticamente la registrazione del socio nel Libro Soci.

Funzionamento dell’importazione

L’importazione dei soci crea per ogni socio trovato i seguenti record:

1. L’anagrafica del socio nella rubrica.
2. L’inserimento del socio nella sezione “Associazione” -> “Soci”.
3. Se sono specificate la data di iscrizione e/o la data di fine iscrizione, il socio verrà registrato automaticamente nel Libro Soci.

Procedura di importazione

Per avviare l’importazione, accedi alla sezione “Associazione” e seleziona “Libro Soci”. Qui troverai un pulsante arancione denominato “Importa”. Cliccandolo, avvierai una procedura guidata che si sviluppa nei seguenti passaggi:

1. Selezione del file Carica il file Excel o CSV contenente i dati dei soci. Il sistema è compatibile con diverse strutture di file, garantendo flessibilità e facilità d’uso.
2. Definizione della struttura del file In questa fase, dovrai specificare come sono organizzati i dati nel tuo file. Potrai indicare quali colonne corrispondono a ciascuna informazione, come il nome, l’indirizzo o il numero di telefono.
3. Allineamento dei dati WindDoc ti guiderà nella mappatura tra i campi del tuo file e quelli previsti dal sistema. Questo passaggio è essenziale per garantire che ogni informazione venga collocata nel campo corretto, evitando discrepanze o errori.
4. Importazione dei soci Una volta completata la mappatura, potrai avviare l’importazione effettiva. Il sistema esaminerà i dati, li verificherà e li integrerà automaticamente nel database, assicurando un’archiviazione precisa e ordinata.

Per facilitare il processo di preparazione del file, puoi scaricare da questo link un file Excel di esempio che mostra come strutturare correttamente i dati per l’importazione.