La scadenza si avvicina. Tutte le associazioni Aps, Odv, Onlus Asd e quant’altro chiameranno alle “urne” i propri associati per svolgere una importante funzione altamente democratica rispondendo a corretti principi di funzionamento trasparenza nonché per adempiere all’approvazione del rendiconto dell’anno precedente.
Ma una associazione cosa deve fare in questa fase, quali passi deve compiere? Vediamoli nel dettaglio.
- Indire le elezioni.
Il presidente Il Presidente dell’Associazione, unitamente al Consiglio Direttivo, indice le elezioni ai sensi dell’articolo dello Statuto Associativo rispettando un congruo preavviso normalmente non inferiore ai 15 giorni.- a. Comunicare nel sito web dell’associazione o con altri mezzi o con il portale soci del software on line di Winddoc no profit, nonché conservare agli atti la notifica.
- b. Nella convocazione indicare il calendario della votazione (prima e seconda convocazione). Il luogo di svolgimento della assemblea, di solito presso le sedi delle associazioni, la scadenza per presentare eventuali candidature. Se il presidente sarà assente sarà il segretario che gestirà le votazioni.
- Creare la Commissione Elettorale
- a. Come per le elezioni amministrative, si consiglia di creare una piccola commissione elettorale composta da soci e membri del consiglio direttivo che possono votarsi un proprio presidente interno della commissione. Così potrebbe aver senso creare le medesime figure di segretario della commissione elettorale e di nominare gli scrutatori.
- b. La commissione elettorale si occupa di gestire le richieste di candidature pervenute, verificarne la regolarità e di redigere le liste elettorali.
- c. Segue il regolare funzionamento della campagna elettorale nonché valutare la regolarità delle attività di voto o di eventualmente gestire eventuali contestazioni.
- Eletti / Elettori
- a. Tutti si possono candidare alla elezione del Presidente o dei membri del consiglio direttivo purché si sia in regola con il versamento delle quote associative
- b. Tutti possono votare i propri rappresentanti e questo diritto spetta a tutti i soci dell’associazione purché in regola con il versamento delle quote sociali. Ogni socio è un voto quindi comunemente ogni testa è un voto e non si può votare per delega.
- Candidarsi alle Elezioni
- a. Il socio che desidera candidarsi alle elezioni deve presentare una domanda al Consiglio direttivo secondo le modalità del regolamento interno dell’associazione. Si consiglia di regolamentare le modalità (termini di consegna delle candidature, requisiti, eventuali ritiri in corso ecc.)
- b. Il singolo candidato deve nei termini comunicare il proprio progetto elettorale affinché il Consiglio comprenda che il candidato proponga progetti in linea con gli scopi associativi e promuoverlo per tempo agli associati.
- c. Il singolo candidato potrà agire come per le elezioni amministrative promuovendosi in ogni modo e maniera purché consono ai regolamenti interni dell’associazione.
- Votazioni
- a. In sede di votazione nella data convenuta il presidente apre le procedure di voto che potranno essere sempre a maggioranza assoluta dei votanti ed in particolare:
- i. Completate le votazioni dovrà redigere un elenco di candidati che hanno ottenuto i voti in ordine crescente o decrescente in funzione dei voti ottenuti.
- ii. Il vincitore delle elezioni che pertanto sarà l’eletto sarà ovviamente colui che ha raccolto il maggior numero di voti
- iii. Tutto deve essere fatto sempre in funzione dei regolamenti interni e degli statuti dell’associazione soprattutto in merito al quorum costitutivi previsti sia in prima che in seconda convocazione.
- iv. In caso di parità nei voti si potrà avviare una seconda votazione
- a. Si deve controllare che siano presenti tutti gli elettori attivi,
- b. Con il programma WindDoc no profit si compiono in sicurezza tutte queste funzioni altrimenti occorre predisporre per tempo un numero sufficiente di schede di voto complete di timbro dell’associazione e con firma del presidente numerate e conteggiate per avere una quadratura delle schede usate nulle bianche e residue onde evitare facili distorsioni.
- c. Il presidente pertanto dà il via alle votazioni che devono avvenire in modo segreto apponendo la preferenza
- d. Occorre annotare il votante affinché si dimostri la sua partecipazione attiva
- a. La commissione elettorale quindi si occupa dello scrutinio dei voti che con WindDoc no profit avviene in automatico senza necessità di spoglio altrimenti occorre aprire ogni singola scheda votata e annotare in appositi registri il risultato emerso.
- b. Concluse le operazioni di scrutinio occorre redigere un verbale che conterrà il numero dei soci presenti votanti astenuti, i voti validi espressi, i voti nulli bianchi.
- a. La commissione verifica i risultati e comunica nel corso dell’assemblea l’esito delle verifiche e il risultato delle elezioni.
- b. Il nuovo Presidente e i membri del consiglio direttivo entrano da subito in carica.
È molto importante impostare una buona procedura di voto all’interno delle associazioni affinché il ricambio dia nuova vita e impulso alle attività sociali.
In WindDoc abbiamo realizzato una gestione dedicata per velocizzare ed automatizzare le votazioni. Maggiori informazioni sulle votazioni Online